NEXT STEP TO FUTURE

30 JAHRE HECTOR
Ein System entwickelt sich weiter

HECTOR-ONE - der nächste bedeutende Meilenstein in der Evolution unseres Systems. 

Mit HECTOR-ONE haben wir nicht nur den Kern unseres Systems durch moderne Software-Komponenten ersetzt, sondern auch eine zentrale Transformation eingeleitet. Die Zentralisierung des Systems durch den Einsatz von Cloud-Services ermöglicht nicht nur eine wartungsärmere Umgebung, sondern steigert auch die Automatisierung und Stabilität. Doch das ist nicht alles – auch die User Experience wird mit einem frischen, webbasierten Interface auf den Stand der Zeit gehoben. 

In diesem Upgrade stecken nicht nur technologische Verbesserungen, sondern auch eine klare Ausrichtung auf Effizienz und Zukunftsfähigkeit. Lasst uns gemeinsam in eine neue Ära unseres Systems starten!

Hier findest du alles, was du über HECTOR-ONE wissen musst.


Wieso HECTOR-ONE?


  • Altlasten abwerfen
  • Der Kern des Appsite-Systems (Verkauf von Mitgliedschaften und Selbstverwaltung durch Mitglied) wird durch moderne Software-Komponenten ersetzt.

  • Zentralisierung des Systems
  • Alte Services, die für jeden Kunden mehrfach installiert werden mussten, werden durch zentrale Cloud-Services ersetzt, die wartungsärmer sind und automatisierter getestet werden.

  • Look and Feel
  • Auch die User Experience wird auf den Stand der Zeit gehoben. HECTOR-ONE ist webbasiert, das Interface clean und reduziert.

  • Basis für neue Software-Komponenten, die in den nächsten Monaten kommen

    u.a. Kommunikation mit den Mitgliedern per E-Mail und Push direkt aus HECTOR-ONE, Content Studio, Erweiterte Statistik- und Analyse-Tools, Vereinfachter Anmeldeprozess, Erweiterte Validierungs- und Verifizierungsprozesse,...


Entwicklungsaufwand und Systemwechsel verringern

  • Mitgliedschaft wird vollständig zentral in der Cloud entgegengenommen
  • Der wichtigste Geschäftsprozess geschieht an zentraler Stelle und erfordert für die Entgegennahme einer Mitgliedschaft keine weiteren Software-Komponenten

  • Keine unbestätigten Anträge mehr
  • Nach “Kostenpflichtig bestellen” ist der Antrag bestätigt und die Abos werden gebucht. Nur noch der Online-Account muss mit einem Klick in der Mail aktiviert werden.

  • Mailversand von Hector 12 zur HECTOR-ONE (Appsite)
  • Alle Mails aus dem Mitglied-werden-Ablauf ziehen von Hector 12 zu HECTOR-ONE um.


Der aufwendige Prozess der Aboanlage wird optimiert, um langfristige Skalierbarkeit zu gewährleisten. Mit Status Quo kann eine wachsenden Kundenzahl nur gekoppelt mit wachsendem Team umgesetzt werden. Engpässe zu Hochphasen (Black Friday, Neujahr) stellen uns regelmäßig vor Herausforderungen.

  • Reduktion von 4 auf 2 aborelevante Informationsquellen

    Aborelevante Informationsquellen aktuell: Abomatix-Excel, MW-Konfig, Vertrag, Hector-Buchung
    Aborelevante Informationsquellen mit HO: HO-Abodetails, Hector-Buchung
    Abos bestehenden weiterhin aus Hector-Abovorlagen, welche in HECTOR-ONE (anstatt dem CAS) zusammengebaut werden. In der Appsite gibt es nicht mehr bis zu 6 potentielle Fehlerquellen pro Abodetail, sondern nur noch eine Wahrheit, welche mittels Variablen an allen Stellen ausgegeben wird. Alle Details sind direkt beim Abo zu finden. Es entfällt einer großer, redundanter Copy+Paste-Aufwand pro Aboset und die Notwendigkeit der Abomatrix-Excel.

  • Realer Umsetzungs-Workflow kommt in ein System

    Der Aboanlage-Prozess umfasst mehrere Personen aus mehreren Abteilungen. Jede Abteilung hat aktuell eigene Arbeitsweisen, die bei diesem Prozess laufend aufeinander abgestimmt werden müssen. Dabei sind mehrere verschiedene Systeme (Mails, Teams-Chat, Asana, Appsite) an in Verwendung. Mit HECTOR-ONE wird der gesamte Prozess transparent in einem geschlossenen System ablaufen.

Fehlerfreies Endprodukt gewährleisten und Testprozesse & Freigaben automatisiert dokumentieren

  • Unnötige hohe Anzahl an Fehlerquellen reduzieren
  • Aktuell können Appsite-Umsetzer die Abodetails nur in der Abomatrix einsehen. Hier liegt die erste Fehlerquelle, da diese laufend von mehreren Quellen auf Stand gehalten werden muss. Wird das Abo umgesetzt, muss ein Abodetail an bis zu 6 Stellen pro Abo, also 18 Stellen pro Aboset bzw. 36 bei Abosets inkl. U18 manuell eingetragen werden (Vertrag & MW-Konfig). Pro Abo gibt es ca. 10 relevante Abodetails (Preise, Testphasen, Abbuchung) - pro Aboset 30, pro Aboset inkl. U18 60. Bei der Maximalausprägung (zB aktuell MYGYM, Aktionsabo + U18) gibt es abgerundet 200 potentielle Fehlerquellen. Ein Umsetzer kann aktuell de facto -auch mit hohem Zeitaufwand für Selbstchecks- nicht dauerhaft fehlerfrei arbeiten.

  • Testprotokolle zentral dokumentiert
  • Auch die Testergebnisse befinden sich aktuell an mehreren Stellen (Mail, Teams, Asana). Jedes Feedback zur Umsetzung wird in HECTOR-ONE direkt zum Abo dokumentiert und ist auch im Nachhinein einsehbar.

  • Interne Freigaben und Kundenfreigaben transparent im System

    Interne Freigaben werden per Status dokumentiert und stoßen die weiteren Prozesse direkt aus dem System heraus an. Auch Kunden können Abos direkt im System kontrollieren und freigeben, ohne sich aufwendig durch Buchungen zu klicken, dabei Screenshots zu machen und diese per Mail oder Telefon durchzugeben.

Was kann HECTOR-ONE?


  • Abodetails befinden sich von Anfang an im System
    Der Kunde kann seinen Abo-Wunsch direkt in HECTOR-ONE einreichen. Dieser Entwurf wird dort vom DSB Serive auf Machbarkeit geprüft. Dabei entfällt die Kommunikation über Word-Dokument, Telefon, Mail, Asana-Formular und es kann hier nicht mehr zu Übertragungsfehler oder Kommunikationslücken kommen.
  • Abo-Vorschläge an den Kunden senden
    Ist ein Abo nicht umsetzbar, kann der Gegenvorschlag direkt im System angelegt und dem den Kunden geschickt werden. Der Kunde kann den Vorschlag dort direkt freigeben.

  • Abomatrix entfällt
    Alle Infos zum Abo befinden sich nun direkt im Abo in HECTOR-ONE. Der Aufwand der Abomatix-Pflege entfällt.



  • HECTOR 12 bleibt bestehen
    Die zu buchenden Abos sind nach wie vor in Hector anzulegen, Abovorlagen und reale Buchung erfolgt wie gehabt.

  • CAS entfällt
    Hector-Konfiguration, Gutschein-Konfiguration und Antragsverwaltung geschehen in HECTOR-ONE - der CAS entfällt.

  • Zentral verwaltete Abodetails
    Reduktion auf eine Appsite-Fehlerquelle: Alle Abodetails (inkl. Beschreibungstexte) werden automatisch per Variable im Vertrag und Mitglied-werden ausgegeben.

  • Globale Variablen für Gebühren & ADD-ONs
    Kein Copy+Paste mehr: Texte für Gebühren, inkludierter Leistungen und ADD-ONs können pro Appsite angelegt und einem Abo mit nur einem Klick hinzugefügt werden.

  • Automatisierter Konsumentenschutz
    Der Text für den Konsumentenschutz wird in HECTOR-ONE automatisch aus den Abodetails erzeugt.

  • Globale Vertragsvorlage pro Appsite
    Mit der “Globalen Vertragsvorlage” können alle Verträge einer Appsite mit nur einer Vorlage gepflegt und global verändert werden. Damit sind übergreifende Textanpassungen möglich.

  • Flexible Rechtstexte pro Abo
    Weitere Dokumente (zu AGB, SEPA, Datenschutz) können in HECTOR-ONE flexibel ergänzt und flexibel pro Abo bei Abschluss mitversendet werden.

  • Abo-Versionierung
    Um Live-Abos anzupassen, kann eine neue Version des Abos erstellt werden. In dieser neuen Version können Daten geändert werden, ohne die aktuelle Live-Version zu beeinflussen. Die Umstellung von alter auf neue Version erfolgt mit erneuter Abo-Freigabe. So können zB. Preisanpassungen problemlos vorbereitet werden.

  • Test- & Freigabeprozess im System
    Interne Kommunikation via Teams/Mail entfällt: Feedback und Qualitätssicherung geschehen direkt in HECTOR-ONE mit gekoppelten Asana-Aufgaben.

  • Tests inkl. Protokoll direkt im System
    Screenshots & Word-Testprotokolle entfallen: Vorteile, Verträge, Rechtstexte und auch die Hector-Buchung können direkt im System kontrolliert und kommentiert werden.

  • Hector-Buchung kann ausgelöst werden
    Kein Anlegen und Löschen einer Hector-Buchung mehr notwendig: Mit nur einem Klick kann eine echte Hector-Testbuchung ausgelöst werden. Die Ergebnisse der Buchung werden wieder in HECTOR-ONE ausgegeben und können dort kontrolliert und kommentiert werden. Die Testbuchung wird in Hector 12 danach sofort wieder gelöscht.

  • Status des Tests jederzeit einsehbar
    Im “Test”-Tab ist jederzeit einsehbar, in welcher Phase des Testprozesses sich das Abo befindet.

  • Kundenfreigabe direkt im System
    Der Kunde muss jedes Abo in HECTOR-ONE testen, bevor er es direkt im System freigeben kann.

  • Status des Abos jederzeit einsehbar
    Alle Statuswechsel, Testprotokolle und Kommentare werden in HECTOR-ONE automatisch dokumentiert (Person, Datum, Ereignis).

  • Antragsverwaltung
    Die Antragsverwaltung ist notwendig, wenn ein Antrag als eine Dublette erkannt wurde.

  • Dubletten-Prüfung
    Eine Dublette kann in HECTOR-ONE wie bisher im ClubAppService bearbeitet werden.

  • Online-Accounts
    In HECTOR-ONE finden sich nun Status & Verlaufübersicht, E-Mail-Änderung und das Zurücksetzten des Passworts.

Wie ändert sich der Workflow mit HECTOR-ONE?


Wie arbeiten wir mit HECTOR-ONE?


  • Abo-Entwürfe erstellen
    Der Kunde legt seinen Abo-Wunsch mit allen Details direkt in HECTOR-ONE an.

  • Umsetzungs-Status einsehen
    Er kann den Fortschriftt der Aboanlage jederzeit einsehen.

  • Test und Freigabe des Abos im System
    Er muss alle Abodetails, Vorteile, Verträge und Vertragsdokumente testen, um das Abo im System mit einem Klick freigeben zu können.

  • Übersicht aller Abos inkl. Abodetails
    Der Kunde hat Überblick über alle angelegten Abos inkl. Abodetails und kann jederzeit einsehen, welche Live-Abos eigeplant werden können.

  • Machbarkeitscheck
    Die vom Kunden gewünschten Details können im Abo-Entwurf eingesehen werden. Dieser Wunsch muss erst auf die Machbarkeit kontrolliert werden, bevor er umgesetzt wird. Möchten wir dem Kunden einen Gegenentwurf vorschlagen, kann der Entwurf entsprechend angepasst und dem Kunde im System zugesendet werden. Dieser kann den aktualisierten Entwurf wieder mit einem Klick zur Anlage freigeben.

  • Vertrags- und Hector-Konfiguration
    Verträge können mit der “Globaler Vertragsvorlage” mit nur einem Klick hinzugefügt werden. Die Abodetails werden mit Variablen befüllt. Die Hector-Konfiguration in HECTOR-ONE funktioniert identisch dem ClubAppService.

  • Selbst-Check
    Der Selbst-Check wird per Statuswechsel im Reiter “Test” dokumentiert, bevor das Abo mit einem Klick zur internen Testung weitergegeben wird.



  • Interner Test
    Die Anfrage zur Testung geht nicht mehr via Teams ein, sondern wird direkt aus HECTOR-ONE angefragt. Dort kann im System kontrollier und Feedback gegeben werden. Das Abo kann mit einen Klick zur Freigabe oder zur Korrektur gegeben werden.

  • Antrags-Verwaltung
    Erfolgt direkt in HECTOR-ONE und entfällt bis auf die Dubletten-Prüfung.

  • Online-Accounts verwalten
    Auch die Accounts können in HECTOR-ONE verwaltet werden. Es ist direkt sichtbar, ob ein Account nicht bestätigt oder mit falscher E-Mail etc. registriert wurde. Anschließend kann dem Mitglied schnell geholfen werden: z.B. durch den erneuten Versand der Aktivierungsmail, direkt aus HECTOR-ONE heraus (bisher musste ein problematischer Account mit Hilfe des Hector-Service gelöscht werden).

  • Dubletten-Prüfung
    Statt im CAS dann direkt in HECTOR-ONE möglich. Ablauf wie bisher.


  • Nach initialer Migration muss kein Mitglied-werden mehr angelegt werden
    Sobald einmalig alle Abos für die Migration gepflegt worden sind, entfällt der Prozess der Aboverwaltung für die Agentur.

  • Aktionsplanung
    Die Planung einer Aktion, welche mit einer Kampagnen gekoppelt ist, wir weiterhin im Rahmen der Kampagnenanlage mit Live-Abos gemacht